Tudo o que você precisa saber sobre certificado digital
O que é um certificado digital?
É a identidade digital de pessoa física ou jurídica que permite realizar operações na internet com validade jurídica do CPF físico. O certificado digital permite o envio e a assinatura de documentos pela internet de forma legal, bem como a emissão de notas fiscais eletrônicas, a possibilidade de realização de transações bancárias e o envio de certas declarações, como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e o eSocial.
Dentro do certificado digital ficam armazenadas muitas informações, incluindo dados pessoais do titular, prazo para renovação do serviço, chave pública, número de série, nome e assinatura digital da Autoridade Certificadora responsável pela emissão do certificado. Os documentos assinados digitalmente como certificado digital são criptografados na hora do envio, ou seja, as informações são codificadas em muitos códigos e são embaralhados aumenta a segurança dos dados no momento em que são trafegados na internet.
Em determinados casos, os órgãos públicos podem exigir o certificado digital para transações. A emissão de notas fiscais eletrônicas é um exemplo de exigência. Melhor então conhecer as principais diferenças entre os tipos disponíveis para você escolher o que melhor atende a suas necessidades, certo?
Quais são os tipos de certificados existentes?
São 2 os tipos de certificados: A1 e A3. Como não existe um modelo ideal, visto que isso varia de empresa para empresa, vamos destacar aqui as principais vantagens e desvantagens de cada um para facilitar sua escolha, ok?
Certificado A1
Vantagens:
arquivo digital que pode ser instalado em várias máquinas simultaneamente;
instalação rápida;
possibilidade de acesso a partir de qualquer lugar do mundo;
possibilidade de integração ao emissor de NF-e;
facilidade de uso em computadores, celulares e tablets.
Desvantagens:
deve ser renovado anualmente;
a senha é solicitada apenas uma vez.
Certificado A3
Vantagens:
validade entre 1 a 3 anos;
todos precisam digitar senha independente do tipo;
mais barato em relação ao custo por ano.
Desvantagens:
é preciso ter o dispositivo móvel (cartão, token ou pen drive) em mãos para uso;
só pode ser usado em um computador por vez;
não pode ser integrado ao emissor de NF-e;
se a senha for bloqueada devido a erros consecutivos, é necessário comprar um novo certificado.
Existem 4 versões de certificados digitais: o e-CPF é a identidade eletrônica indicada para pessoas físicas, o e-CNPJ é voltado para pessoas jurídicas, o NF-e emite notas fiscais eletrônicas e o certificado SSL usa a criptografia para proteger os dados e as informações de um site contra terceiros, sendo o mais recomendado para e-commerces.
Para realizar a compra do certificado digital, você deve escolher entre o tipo A1 ou A3 para e-CNPJ ou NF-e, por exemplo. Cada um tem uma finalidade diferente. Neste post, vamos focar nos certificados voltados para empresas.
Certificado digital e assinatura eletrônica são a mesma coisa?
É preciso ter muito cuidado aqui, porque é fácil se confundir. Entenda: na prática, a assinatura digital está inserida no certificado para garantir a integridade e a autoria das informações. Possui, por isso, validade jurídica. Mesmo sendo o mesmo signatário, a assinatura digital é única para cada documento.
A assinatura eletrônica não usa o certificado porque as evidências coletadas no momento em que ela é feita servem para comprovar sua autenticidade. Ela só pode ser usada se as partes que vão assinar o documento concordarem.
Vale ressaltar que a assinatura eletrônica não tem a mesma validade jurídica de um registro e autenticação no cartório. Ela é feita a partir da grafia de uma assinatura na tela de algum dispositivo, que pode ser um computador, tablet ou celular. Até mesmo uma imagem digitalizada da assinatura é válida. As evidências para comprovação da sua autenticidade podem ser: geolocalização, registro de voz, foto, número do IP da máquina, entre outras.
Em alguns casos, existe sim a exigência que a assinatura seja realizada com certificado digital ou que seja registrada em cartório. No entanto, se nada disso for obrigatório, você pode usar tranquilamente a assinatura eletrônica sem medo de ter que lidar com qualquer problema jurídico.
Por que usar esse serviço?
No dia a dia, muitas empresas e microempresários usam o certificado digital mesmo em casos em que ele não é obrigatório. Isso se deve às inúmeras vantagens que esse serviço oferece, como aumento da segurança contra fraudes, comprovação da autenticidade do signatário e impedimento de edições no arquivo. Além disso, todas as transações de dados são criptografadas, o que permite o rastreio do caminho percorrido pelo documento, protegendo-o contra ataques de terceiros.
Outra grande vantagem de uso do certificado digital diz respeito à redução de gastos e à diminuição da burocracia no dia a dia de trabalho, uma vez que a adoção desse recurso elimina a necessidade de impressão de documentos, cortando também gastos com idas a cartórios para assinatura e reconhecimento de firma. Isso sem falar que também torna o processo de emissão de notas fiscais muito mais rápido.
Quem pode lançar mão do certificado digital?
Seja física ou jurídica, qualquer pessoa pode ter um certificado digital, que passa a ter a mesma validade do CPF ou do CNPJ original. Contudo, se o CNPJ estiver enquadrado como inapto, suspenso ou cancelado, será necessário regularizar a situação antes de fazer a solicitação.
Que documentos são necessários para a obtenção de um certificado digital como pessoa jurídica?
Nesse caso, é necessário apresentar original e cópia de todos os documentos que descreveremos a seguir. Organize-se com a devida antecedência não deixar faltar nenhum, combinado?
Documentos da empresa:
documento de constituição, que pode ser o estatuto, contrato social ou o requerimento de empresário, no caso de Microempreendedores Individuais (MEIs);
alterações contratuais, se houver;
documento de eleição da diretoria vigente, se aplicável;
cartão do CNPJ emitido um dia antes da validação presencial.
Documentos do representante legal:
documento de identificação dentro do prazo de validade;
CPF;
comprovante de residência emitido em até 3 meses e no nome do titular.
No caso do representante legal, também é preciso fazer a coleta de dados biométricos (facial e digital) no momento da visita.